10 GYAKORI MUNKAHELYI KOMMUNIKÁCIÓS HIBA ÉS EZEK ELKERÜLÉSE

2020. augusztus 03. - SOULution

soulution_komm.PNG

Vannak kínos kommunikációs hibák, mint amikor átolvasás nélkül küldünk el egy e-mailt, majd az elküldés után észrevesszük, hogy olyan hibát tartalmaz, amitől hanyagnak és amatőrnek tűnhetünk.

De bizonyos kommunikációs hibák súlyosabb következményekkel járhatnak. Ronthatják a hírnevünket, az ügyfelekkel való kapcsolatunkat, vagy akár anyagi veszteséget is eredményezhetnek.

Most 10 általános kommunikációs hibát vizsgálunk meg, és azt, hogy mit tehetünk azért, hogy elkerüljük ezeket.

  1. hiba: Nem olvastad át, amit megírtál

A helyesírási és nyelvtani hibák rendkívül kínosak. Ezért feltétlenül ellenőrizz át minden írott kommunikációt, mielőtt elküldöd azokat. Ne hagyatkozz kizárólag a szövegszerkesztő helyesírás ellenőrzőjére. Keress rá minden olyan szóra, amelyben nem vagy biztos. Ellenőrizd, hogy csatoltad-e a levélhez tartozó csatolmányt. Nehéz észrevenni a hibákat a saját munkádban, ezért érdemes megkérned egy kollégát, hogy elküldés előtt olvassa át a fontos dokumentumokat. Több szem többet lát!

  1. hiba: Kellemetlen hír kézbesítése e-mailben

Az írásbeli kommunikációs csatornák nem teszik lehetővé nonverbális jelzésekkel (például testbeszéddel) a nehéz üzenetek tompítását, és nem alkalmasak az intenzív érzelmek azonnali kezelésére sem.

Ha rossz híreket kell megosztanod, akkor törekedj arra, hogy ezt személyesen tedd meg, és gondosan mérlegeld, hogyan teheted ezt minél szenzitívebb módon. Ha egy nehéz üzenetet személyesen adsz át, könnyebb észrevenned a jeleket, pl. ha az emberek félreértették az üzeneted lényeges részeit, vagy ha különösen rosszul érintette őket a kapott információ. Ekkor rögtön van lehetőség az elhangzottak tisztázására, vagy segítheted őket a nehéz hír kezelésében.

  1. hiba: Nehéz beszélgetések halogatása

Az életben elkerülhetetlen, hogy időnként negatív visszajelzéseket is adni kell. Csábító ugyan megpróbálni halogatni ezeket a beszélgetéseket, de ez csak további problémákat okozhat és előfordulhat, hogy a kis probléma, amelyet most „elengedsz”, hamarosan kezelhetetlenül naggyá növi ki magát.

Az előkészítés a kulcs a nehéz beszélgetésekhez. Tanulj meg világos és gyakorlatias visszajelzést adni, és olyan eszközöket használj, amivel arra ösztönzöd az embereket, hogy maguk is gondolkodjanak viselkedésükön. Nem ciki, ha előtte elpróbálod, hogy miket és hogyan szeretnél elmondani, így magabiztosabban tudsz belemenni a beszélgetésbe.

  1. hiba: Nem vagy asszertív

Arra mondjuk, hogy asszertíven kommunikál, aki úgy képes a kommunikáció során megfogalmazni a saját szükségleteit, hogy közben figyelembe veszi a kommunikációs partnere igényeit is.

Nem biztos, hogy minden helyzetben célba ér az, aki asszertív. Ez nem a siker tuti receptje, merthogy olyan nincs. Azonban biztosan állítható, hogy nagyobb esélye van a sikeres megoldás megtalálására annak, aki tisztában van a saját igényeivel és tekintettel van a másokéra is. Az asszertivitás így azt is jelenti, hogy tudni kell időnként nemet mondani is.

  1. hiba: A kávéscsésze-szabály megszegése

1.jpg

Válaszoltál valaha dühösen egy e-mailre anélkül, hogy átgondoltad volna? Ha igen, akkor valószínűleg érzelmileg reagáltál ahelyett, hogy nyugodtan végig gondoltad volna a helyzetet. Az ilyen érzelmi reakció károsíthatja a jóhíredet és azt a benyomást keltheti, hogy nincs önkontrollod.

Ha ilyen helyzetbe kerülsz, nyugodtan írd meg a választ, ha jól esik, de el ne küldd! Tedd félre amit írtál és menj, igyál egy kávét, teát, vagy sétálj egyet a szabad levegőn (ezért coffecup rule a neve). Ha megnyugodtál, akkor térj vissza a megírt válaszodhoz, olvasd el és fogalmazd át vállalható stílusúra, azután küldd csak el.

  1. hiba: Nem készültél fel elég alaposan

A rosszul elkészített prezentációk kifejezetten kellemetlenek, lehangolják a hallgatóságot és károsíthatják hírnevedet is, ezért elengedhetetlen a gondos előkészület.

Először is hagyj magadnak elég időt a kommunikáció alapos megtervezésére.  Az előadásodban lévő adatok és információk legyenek pontosak. Tájékozódj az előadás helyszínén elérhető technikai feltételekről, körülményekről. Csak olyan megoldásokat használj, amelyekben elég magabiztos vagy, hogy hiteles és intelligens üzenetet közvetíts, amely vonzza a hallgatóságodat. Hagyj időt a korrektúrára, és a megfelelő képek megtalálására. A felhasznált képek és a szöveg legyenek összhangban egymással. Ne felolvasást tarts, az előadásodat csak támogassa a prezentáció, törekedj arra, hogy folyékonyan és inspirálóan adj elő.

  1. hiba: A kommunikáció "one-size-fits-all" megközelítése

Ha a "one-size-fits-all" megközelítést alkalmazod, azzal figyelmen kívül hagyhatod az emberek különböző személyiségét, igényeit és elvárásait, holott a kommunikációnak a lehető legnagyobb mértékben foglalkoznia kell ezekkel a különbségekkel is.

Amikor oktatási anyagot készítesz, akkor legyél annak tudatában, hogy az emberek eltérő tanulási stílusokkal rendelkeznek. Úgy alakítsd a mondanivalódat, hogy azok is élvezhessék, akik az olvasás révén tanulnak könnyebben, és azok is, akik inkább a gyakorlat orientált megközelítést részesítik előnyben.

  1. hiba: Nem eléggé nyitott hozzáállás új emberekkel való megismerkedéskor

A mai munkahelyeken, különösen, ha multinacionális cégnél dolgozol, etnikai hovatartozások, vallások, életkor, nem, szexuális irányultság, és képességek szerint nagyon sokféle munkatárssal és ügyféllel találkozhatsz. Ezek a különbségek változatossá és gazdaggá teszik a mindennapokat.

Könnyen eshetsz abba a hibába, hogy új kollégák vagy ügyfelek esetén sztereotípiák, feltételezések, vagy néhány információ alapján alakítasz ki véleményt róluk és nem veszed figyelembe a másik ember sajátos háttérét, személyiségét és tapasztalatait. Ez különösen igaz akkor, ha még nem volt időd arra, hogy jobban megismerd a másik felet. Ezek a feltételezések azonban gátolják a nyílt kommunikációt és veszélyeztethetik a velük kialakítandó kapcsolatot. Hagyj elég időt arra, hogy megismerd a másik személyt. Tanuld meg, hogyan kell kezelni a kulturális különbségeket, tartsd tiszteletben a másságot.

  1. hiba: Annak feltételezése, hogy megértették az üzenetedet

Mindig szánj időt arra, hogy ellenőrizd, hogy az emberek megértették-e az üzenetedet.

Például, amikor e-mailt küldesz, ösztönözd az embereket, hogy kérdezzenek bátran, ha nem értették meg az üzenetet, vagy annak egy részét. Ha előadást tartasz, hagyj időt arra, hogy az emberek menet közben kérdezhessenek, vagy dedikálj időt a kérdések feltevésére a mondanivalód végén.

A helyes megértés ellenőrzéséhez használj nyitott kérdéseket, amelyek pl. a "hogyan", "miért" vagy "mi" szóval kezdődnek. Ezek ösztönzik a visszacsatolást és segítenek a hallgatóságnak abban, hogy megfogalmazzák, ők mit értettek meg az elhangzottakból.

  1. hiba: véletlenül megsértetted az adatvédelmet

Téves címzettnek továbbítottál egy érzékeny e-mailt, vagy hibás mellékletet csatoltál a leveledhez? Az ilyen típusú hibák akár súlyos jogi vagy gazdasági kárt is okozhatnak, illetve megsérthetik az emberek személyiségi jogait.

Az ilyen problémák elkerülése érdekében írd meg és ellenőrizd át az érzékeny üzeneteket, mielőtt kiválasztod a címzetteket, majd ellenőrizd le még egyszer a címzettek e-mail címeit is. Ha a levelező programod automatikusan kitölti az e-mail címeket, ki is kapcsolhatod ezt a funkciót. Hasznos tipp, ha ezeket az e-maileket előbb szövegszerkesztőben vagy üres e-mailben készíted el, majd a szöveget utána innen illeszted be az üzenetbe. Ha érzékeny vagy bizalmas mellékletet küldesz, ellenőrizd, hogy a megfelelő verziót csatoltad-e.

Összefoglalva:

2_1.jpg

Mindenki követ el kommunikációs hibákat. Törekedj arra, hogy elkerüld azokat, amik apró odafigyeléssel megelőzhetőek. Minden e-mailt, dokumentumot és prezentációt gondosan készíts el, és adj időt magadnak az ellenőrzésre.  

A jó kommunikáció kulcsa az, hogy gondolkozz a közönség fejével. Ne feledd, hogy a kommunikáció kétirányú folyamat. Legyél nyitott a kérdésekre, és halld meg, amit a hallgatóság mond és figyeld a non-verbális reakcióikait is. Az idő múlásával rájössz, hogy az általános kommunikációs hibák elkerülése jelentősen javítja az üzenetek minőségét, a hírnevedet, a munkakapcsolataidat és munkádról alkotott általános képet.

Forrás: www.mindtools.com/pages/article/common-communication-mistakes.htm

Képek: Canva images

A bejegyzés trackback címe:

https://soulution.blog.hu/api/trackback/id/tr6216102308

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Fue · http://www.english-hungarian.com 2020.08.04. 08:42:29

Nem találtam a hivatkozást az eredeti cikkre, amiből a fordítás készült - besegítek, mert gondolom, illik feltüntetni:

www.mindtools.com/pages/article/common-communication-mistakes.htm

Réti Nóra · www.soulution.hu 2020.08.04. 09:05:16

@Fue: Jogos, köszönjük, javítottuk!